Dla CUW to nie jest wyłącznie nowy formularz do wypełnienia. Rejestr wymaga uporządkowania całego procesu obsługi umów: od momentu przygotowania projektu, przez podpisanie i opis danych, po weryfikację poprawności informacji i przekazanie ich do publikacji w systemie.

Pytania, które warto rozstrzygnąć przed startem

• kto w jednostce odpowiada za kompletność danych o umowie,
• kto wprowadza dane do CRU JSFP i kto je zatwierdza,
• jak CUW obsłuży umowy jednostek, które mają różne procedury wewnętrzne,
• jak zapewnić zgodność danych w rejestrze, systemie finansowo-księgowym i obiegu dokumentów,
• jak dokumentować korekty, aneksy i wyjaśnienia do wpisów.

Najlepszym przygotowaniem jest przegląd aktualnego rejestru umów i sprawdzenie, czy zawiera dane potrzebne do sprawnej publikacji. CUW powinien także ustalić wspólny standard opisu umów dla jednostek obsługiwanych, bo różnice w nazewnictwie, numeracji i odpowiedzialności szybko przełożą się na błędy w centralnym systemie.

Źródło: Ministerstwo Finansów: Centralny Rejestr Umów JSFP.

Zdjęcie: Wikimedia Commons, CC0 1.0.

Artykuł Centralny Rejestr Umów JSFP od 1 lipca 2026 r. — sprawdź, czy Twój CUW jest gotowy pochodzi z serwisu e-cuw.

Zapowiadany zakres tematów dobrze pokazuje, jak szeroka stała się rola CUW. Obok klasycznej obsługi finansowo-księgowej i organizacyjnej coraz większe znaczenie mają cyfryzacja procesów, KSeF, Centralny Rejestr Umów, polityka kadrowa, wykorzystanie AI oraz cyberbezpieczeństwo.

Jak wykorzystać udział w forum

• zebrać pytania dotyczące KSeF, CRU i e-Doręczeń przed wydarzeniem,
• porównać własne procedury z praktykami innych samorządów,
• sprawdzić, które zmiany wymagają decyzji kierownictwa JST,
• zaplanować działania szkoleniowe dla jednostek obsługiwanych,
• odnotować rozwiązania, które można wdrożyć bez dużych kosztów systemowych.

Dla CUW forum może być praktycznym punktem kontrolnym przed drugą połową 2026 r. W jednym miejscu zbiegają się obowiązki dotyczące faktur, umów, korespondencji elektronicznej i bezpieczeństwa cyfrowego. Warto potraktować wydarzenie nie tylko jako konferencję, ale także jako okazję do przygotowania listy priorytetów organizacyjnych na najbliższe miesiące.

Źródło: Wolters Kluwer: Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych.

Zdjęcie: Alexas Fotos / Wikimedia Commons, CC0 1.0.

Artykuł Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych 2026 — 15 czerwca, formuła hybrydowa pochodzi z serwisu e-cuw.

Cyberbezpieczeństwo nie powinno być traktowane wyłącznie jako zadanie informatyka. W CUW dotyczy także organizacji pracy, uprawnień pracowników, sposobu obsługi zgłoszeń, umów z dostawcami systemów, kopii zapasowych oraz ciągłości działania w okresach zamknięcia miesiąca, naliczania płac lub sporządzania sprawozdań.

Obszary do przeglądu

• aktualna lista systemów i osób z dostępem administracyjnym,
• zasady nadawania, odbierania i okresowego przeglądu uprawnień,
• kopie zapasowe oraz testy odtwarzania danych,
• procedury zgłaszania i obsługi incydentów,
• wymagania cyberbezpieczeństwa w umowach z dostawcami IT.

Dobrym pierwszym krokiem jest krótki audyt organizacyjny: które usługi CUW są krytyczne, jakie dane są przetwarzane, kto odpowiada za reakcję na incydent i jak długo jednostki obsługiwane mogą działać bez danego systemu. Taki przegląd pozwala przygotować plan działań bez sprowadzania cyberbezpieczeństwa do jednorazowego zakupu narzędzia.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji: nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Artykuł Cyberbezpieczeństwo w CUW: nowe standardy ochrony cyfrowej pochodzi z serwisu e-cuw.

Dla CUW to dobry moment na spokojne przygotowanie wdrożenia, zanim rozpocznie się intensywny etap prac planistycznych. Zmiana klasyfikacji wpływa na słowniki budżetowe, plany finansowe, sprawozdawczość, opisy dokumentów księgowych, kontrole limitów oraz raporty przygotowywane dla kierowników jednostek.

Prace przygotowawcze

• porównanie dotychczasowej i nowej klasyfikacji,
• przygotowanie mapowania działów, rozdziałów i paragrafów,
• aktualizacja słowników w systemie finansowo-księgowym,
• sprawdzenie wpływu zmian na wzory planów finansowych i raportów,
• ustalenie terminu szkoleń dla księgowości i osób opisujących dokumenty.

Najbezpieczniej potraktować 2026 r. jako etap porządkowania danych i testów. CUW może przygotować roboczą tabelę przejścia, wskazać miejsca, w których najczęściej występują błędy klasyfikacyjne, oraz uzgodnić z jednostkami obsługiwanymi, jak będą opisywane zadania w projektach planów finansowych na 2027 r.

Źródło: Ministerstwo Finansów: pytania i odpowiedzi dotyczące klasyfikacji budżetowej.

Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Artykuł Nowa klasyfikacja budżetowa — pierwsze zastosowanie przy planowaniu budżetu na 2027 r. pochodzi z serwisu e-cuw.

Podwyższenie progu nie oznacza rezygnacji z kontroli zamówień poniżej progu ustawowego. Nadal potrzebne są zasady szacowania wartości, dokumentowania wyboru wykonawcy, przeciwdziałania dzieleniu zamówień oraz zapewnienia przejrzystości i gospodarności wydatków publicznych.

Co powinno trafić do aktualizacji

• regulamin zamówień podprogowych i progi akceptacji,
• wzory notatek, zapytań ofertowych i wniosków zakupowych,
• limity w elektronicznym obiegu dokumentów,
• instrukcje dla szkół, jednostek kultury, OPS lub innych jednostek obsługiwanych,
• kontrole agregowania podobnych zakupów w skali roku budżetowego.

CUW powinien także przejrzeć sprawy rozpoczęte na przełomie roku oraz opisać, jak traktowane są zamówienia planowane przed zmianą, ale realizowane już po wejściu nowego progu. Dobra praktyka to krótka tabela decyzyjna dla pracowników: kiedy stosujemy Pzp, kiedy procedurę wewnętrzną, kto zatwierdza zakup i jakie dokumenty muszą zostać w aktach sprawy.

Źródło: Urząd Zamówień Publicznych: podwyższenie progu stosowania ustawy Pzp.

Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Artykuł Zamówienia publiczne: od 2026 r. wyższy próg stosowania PZP pochodzi z serwisu e-cuw.

Dla CUW oznacza to konieczność dopięcia nie tylko kwestii technicznej, ale też kancelaryjnej. Sam aktywny ADE nie wystarczy, jeśli pracownicy nie wiedzą, kto odbiera korespondencję, jak często sprawdzana jest skrzynka, jak dokument trafia do rejestru spraw i kto odpowiada za reakcję w terminie.

Minimum organizacyjne

• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę ADE oraz zastępstw,
• włączenie e-Doręczeń do instrukcji kancelaryjnej i obiegu spraw,
• ustalenie sposobu rejestrowania wpływu korespondencji,
• przeszkolenie pracowników, którzy prowadzą sprawy jednostek obsługiwanych,
• kontrola, czy komunikaty z systemu nie trafiają poza bieżący nadzór.

Warto również sprawdzić, jak e-Doręczenia łączą się z dotychczasowym systemem EZD, wewnętrznym rejestrem spraw i procedurami archiwizacji. W centrum obsługującym kilka jednostek szczególnie ważne jest rozdzielenie odpowiedzialności: inna osoba może odebrać korespondencję, inna przypisać ją do sprawy, a jeszcze inna przygotować odpowiedź merytoryczną.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji: koniec okresu przejściowego dla e-Doręczeń.

Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Artykuł Od 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej pochodzi z serwisu e-cuw.

Dla centrum usług wspólnych najważniejsze jest zbudowanie powtarzalnej ścieżki obsługi faktury od momentu jej pojawienia się w systemie. W praktyce trzeba ustalić, kto monitoruje odbiór, kto identyfikuje jednostkę lub zadanie, kto kieruje dokument do akceptacji merytorycznej oraz jak faktura jest powiązana z umową, zamówieniem, planem finansowym i zapisami księgowymi.

Co warto sprawdzić w CUW

• nadane uprawnienia do KSeF i zasady zastępstw,
• częstotliwość odbioru faktur oraz sposób rejestrowania dat wpływu,
• powiązanie KSeF z obiegiem dokumentów i systemem finansowo-księgowym,
• ścieżkę akceptacji faktur dotyczących kilku jednostek lub kilku źródeł finansowania,
• procedurę obsługi faktur wymagających wyjaśnień z dostawcą.

Największe ryzyko nie leży wyłącznie w samym dostępie technicznym do systemu. W CUW kluczowa będzie spójność między jednostkami obsługiwanymi: jednolite nazewnictwo, odpowiedzialność za opis dokumentu, czytelny rejestr wyjątków oraz kontrola terminów płatności. Warto przećwiczyć proces na przykładach faktur za media, usługi ciągłe, zakupy wspólne i zadania finansowane z dotacji.

Źródło: Ministerstwo Finansów: wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF.

Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.

Artykuł KSeF: odbiór faktur obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r. pochodzi z serwisu e-cuw.

Artykuł KSeF w JST: co CUW powinny mieć gotowe do 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. pochodzi z serwisu e-cuw.

Korzyści z uczestnictwa:

• Wymiana doświadczeń: Spotkaj się z ekspertami i praktykami z różnych regionów, którzy podzielą się swoimi sukcesami i wyzwaniami związanymi z funkcjonowaniem CUW.
• Nowe rozwiązania: Poznaj najnowsze technologie i narzędzia wspierające efektywne zarządzanie usługami wspólnymi.
• Networking: Nawiąż kontakty z przedstawicielami innych jednostek samorządowych, co może zaowocować przyszłą współpracą.
• Inspiracja: Zdobądź inspirację do wdrażania innowacyjnych rozwiązań w swojej jednostce.

O czym będziemy rozmawiać?

• Główne przyczyny i powody, dla których CUW stają się coraz bardziej popularne
• Rosnąca rola Samorządowych Centrów Usług Wspólnych
• Dobre praktyki w tworzeniu i zarządzaniu CUW
• Rodzaje usług realizowanych przez CUW
• Wzorcowe rozwiązania w zakresie centralizacji usług realizowanych przez CUW
• Kluczowe czynniki przy podejmowaniu decyzji o utworzeniu CUW
• Interesariusze procesu tworzenia CUW – rola lokalnych władz, dyrektorów jednostek, ekspertów oraz społeczności lokalnej w procesie powstawania CUW
• Przykładowy harmonogram działań związanych z tworzeniem i rozwojem CUW
• Przepisy prawne dotyczące działalności CUW
• Polityka kadrowa w CUW i jednostkach organizacyjnych – zarządzanie zmianą i rozwój
• Cyfryzacja CUW – procesy, systemy i cyberbezpieczeństwo

Konferencja jest skierowana do:

Dyrektorów i przedstawicieli:

• Samorządowych Centró Usług Wspólnych,
• Centrów Usług Oświatowych,
• Centrów Usług Informatycznych

Osób odpowiedzialnych za zarządzanie JST:

• wójtów,
• burmistrzów,
• prezydentów miast,
• starostów

A także:

• skarbników,
• sekretarzy,
• naczelników wydziałów: oświatowych, finansowych, kadro-płacowych oraz informatycznych

Artykuł Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych pochodzi z serwisu e-cuw.

Artykuł Krajowy System e-Faktur (KSeF): Przewodnik dla Centrów Usług Wspólnych. pochodzi z serwisu e-cuw.