W dzisiejszym cyfrowym świecie elektroniczne fakturowanie stało się nieodłącznym elementem działalności gospodarczej i samorządowej. Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wejdzie w życie 1 stycznia 2024 roku ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania, przekazywania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. To rozwiązanie jest niezwykle istotne również dla Centrów Usług Wspólnych (CUW), które obsługują różnorodne procesy w jednostkach samorządowych. W niniejszym przewodniku omówimy, dlaczego KSeF jest ważny dla CUW oraz jakie korzyści niesie ze sobą to rozwiązanie.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KSeF to platforma umożliwiająca elektroniczne wystawianie, przekazywanie i odbieranie faktur. Jest to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które ma na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów związanych z fakturami. System ten jest dostępny dla przedsiębiorców, instytucji publicznych oraz innych podmiotów, w tym również dla samorządów i CUW.
Jakie są więc główne korzyści dla CUW?
Optymalizacja procesów
KSeF umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur, co znacząco redukuje pracę manualną i ryzyko popełnienia błędów. CUW mogą wykorzystać to narzędzie do usprawnienia procesów księgowych oraz sprawniejszego zarządzania finansami jednostek samorządowych.
Przejrzystość i kontrola
Dzięki KSeF CUW mają stały dostęp do historii faktur, co ułatwia monitorowanie płatności i rozliczeń. To pozwala na lepszą kontrolę nad budżetem samorządowym oraz szybsze reagowanie na ewentualne problemy finansowe.
Zgodność z przepisami
KSeF zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi fakturowania elektronicznego, co eliminuje ryzyko kar finansowych związanych z niewłaściwym wystawianiem faktur.
Oszczędność czasu i zasobów
Procesy automatyzacji w KSeF pozwalają zaoszczędzić czas i zasoby, które można przeznaczyć na inne zadania w CUW. To również pozwala na zwiększenie efektywności pracy jednostek samorządowych.
Ekologia
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest bardziej ekologiczne, ponieważ eliminuje potrzebę drukowania i przechowywania dokumentów papierowych.
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF w CUW należy:
- Zarejestrować się w systemie i uzyskać odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu.
- Zintegrować system z istniejącymi systemami finansowymi i księgowymi, co pozwoli na płynne przekazywanie danych między nimi.
- Zapewnić odpowiednie szkolenia dla pracowników CUW, aby umożliwić im efektywne korzystanie z KSeF i zrozumienie jego funkcjonalności.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które ma na celu usprawnienie procesów fakturowania elektronicznego i może przyczynić się do efektywniejszej pracy Centrów Usług Wspólnych. Dzięki automatyzacji, kontroli i zgodności z przepisami, CUW mogą lepiej zarządzać finansami samorządów oraz dostarczać usługi o jeszcze wyższym standardzie. To kluczowy krok w kierunku modernizacji i cyfrowej transformacji administracji publicznej.