Obowiązek odbioru faktur w Krajowym Systemie e-Faktur działa od 1 lutego 2026 r. To ważne rozróżnienie organizacyjne: odroczenie części obowiązków związanych z wystawianiem faktur nie oznacza, że jednostka może odłożyć przygotowanie procesu odbioru dokumentów z KSeF.
Dla centrum usług wspólnych najważniejsze jest zbudowanie powtarzalnej ścieżki obsługi faktury od momentu jej pojawienia się w systemie. W praktyce trzeba ustalić, kto monitoruje odbiór, kto identyfikuje jednostkę lub zadanie, kto kieruje dokument do akceptacji merytorycznej oraz jak faktura jest powiązana z umową, zamówieniem, planem finansowym i zapisami księgowymi.
Co warto sprawdzić w CUW
- nadane uprawnienia do KSeF i zasady zastępstw,
- częstotliwość odbioru faktur oraz sposób rejestrowania dat wpływu,
- powiązanie KSeF z obiegiem dokumentów i systemem finansowo-księgowym,
- ścieżkę akceptacji faktur dotyczących kilku jednostek lub kilku źródeł finansowania,
- procedurę obsługi faktur wymagających wyjaśnień z dostawcą.
Największe ryzyko nie leży wyłącznie w samym dostępie technicznym do systemu. W CUW kluczowa będzie spójność między jednostkami obsługiwanymi: jednolite nazewnictwo, odpowiedzialność za opis dokumentu, czytelny rejestr wyjątków oraz kontrola terminów płatności. Warto przećwiczyć proces na przykładach faktur za media, usługi ciągłe, zakupy wspólne i zadania finansowane z dotacji.
Źródło: Ministerstwo Finansów: wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF.
Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.