Współczesne Centra Usług Wspólnych (CUW) stoją przed wyzwaniem dostosowania się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia regulacyjnego. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji jest Krajowy System E-faktur (KSEF), który wprowadza nowe standardy w zakresie wystawiania, przetwarzania i archiwizacji faktur elektronicznych. Dla CUW, które codziennie przetwarzają tysiące faktur, integracja z KSEF jest nie tylko wyzwaniem, ale też szansą na zwiększenie efektywności i zgodności z prawem.
KSEF, wprowadzony z myślą o standaryzacji i cyfryzacji procesu fakturacji, stawia przed CUW konkretne wymagania. Od 2024 roku e-faktura w formie ustrukturyzowanej stanie się obowiązkowa dla wielu podmiotów, co podkreśla znaczenie integracji systemów księgowych CUW z KSEF. Ale jak działa KSEF? To zaawansowany system, który umożliwia elektroniczną wymianę faktur w ujednoliconym formacie, co przekłada się na szybszy obieg i łatwiejsze przetwarzanie.
Dla CUW, które chcą być na bieżąco z najnowszymi trendami w zarządzaniu centrum usług wspólnych, kluczowe jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania CUW. System CUW, który jest w pełni zintegrowany z KSEF, umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Co więcej, takie zintegrowane rozwiązania, jak CUW ERP czy CUW CRM, oferują dodatkowe funkcje, które pomagają w zarządzaniu relacjami z klientami i efektywnym przetwarzaniu transakcji.
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) to kolejny element układanki. System EZD, który umożliwia elektroniczny obieg dokumentów w administracji, w tym w urzędach gminy, może być zintegrowany z systemem CUW, tworząc spójne środowisko do zarządzania dokumentacją. Dzięki temu CUW mogą skuteczniej zarządzać obiegiem faktur, jednocześnie spełniając wymogi prawne związane z KSEF.
Integracja systemów księgowych CUW z KSEF przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, zapewnia zgodność z najnowszymi regulacjami, co jest kluczowe w kontekście nadchodzących zmian w 2024 roku. Po drugie, automatyzuje wiele procesów, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Po trzecie, umożliwia lepszą kontrolę nad obiegiem faktur, co jest niezbędne dla efektywnego zarządzania centrum usług wspólnych.
Podsumowując, w obliczu nowych wyzwań związanych z wprowadzeniem KSEF, CUW muszą podjąć kroki w kierunku integracji swoich systemów księgowych z tym systemem. Dzięki temu będą mogły skutecznie zarządzać obiegiem faktur, jednocześnie spełniając wymogi prawne i zwiększając efektywność swojej działalności.