Współczesne Centra Usług Wspólnych (CUW) stają przed wyzwaniem efektywnego zarządzania ogromną ilością faktur, które przetwarzają na co dzień. W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań związanych z Krajowym Systemem e-faktur (KSeF), automatyzacja obiegu faktur w CUW staje się nie tylko pożądana, ale wręcz konieczna.
CUW, nazywane również eCUW w kontekście ich elektronicznych odpowiedników, odgrywają kluczową rolę w wielu organizacjach. Dzięki centralizacji procesów biznesowych, takich jak obieg faktur, możliwe jest osiągnięcie znaczących oszczędności oraz zwiększenie efektywności. Jednak tradycyjne metody zarządzania fakturami stają się niewystarczające w obliczu nowych regulacji, takich jak wprowadzenie KSEF od 2024 roku.
KSEF, będący odpowiedzią na potrzebę standaryzacji i cyfryzacji faktur, wprowadza wymóg stosowania faktur ustrukturyzowanych. E-faktura, będąca elementem KSEF, stanie się obowiązkowa od 2024 roku, co stawia przed CUW nowe wyzwania. Jak działa KSEF? To system, który umożliwia elektroniczną wymianę faktur w formie ustrukturyzowanej, co znacząco przyspiesza ich obieg i przetwarzanie.
W tym kontekście, systemy dla centrów usług wspólnych, takie jak oprogramowanie CUW czy zintegrowany CUW ERP i CUW CRM, stają się niezbędne. Te nowoczesne rozwiązania umożliwiają automatyzację wielu procesów związanych z obiegiem faktur, od ich wprowadzenia do systemu, poprzez weryfikację, aż po archiwizację. Co więcej, system EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) integruje się z takimi narzędziami, umożliwiając elektroniczny obieg dokumentów w administracji, w tym w urzędach gminy.
Automatyzacja obiegu faktur w CUW przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, znacząco skraca czas potrzebny na przetworzenie faktury. Dzięki integracji z systemem KSEF, faktury ustrukturyzowane są przetwarzane niemal natychmiast. Po drugie, redukuje ryzyko błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego wprowadzania danych. Po trzecie, umożliwia lepsze zarządzanie centrum usług wspólnych, dając pełen wgląd w obieg faktur i umożliwiając szybką reakcję na ewentualne nieprawidłowości.
Podsumowując, w obliczu nowych regulacji i rosnących wymagań rynkowych, CUW muszą dostosować się do nowej rzeczywistości. Automatyzacja obiegu faktur, wspierana nowoczesnymi systemami CUW i zintegrowana z KSEF oraz EZD, jest kluczem do osiągnięcia wyższej efektywności i spełnienia wymogów prawnych. W dobie cyfryzacji, takie podejście staje się nie tylko korzystne, ale wręcz niezbędne.