Po zakończeniu okresu przejściowego e-Doręczenia stały się podstawowym kanałem elektronicznej korespondencji urzędów z obywatelami, firmami i innymi instytucjami. ePUAP pozostaje rozwiązaniem stosowanym w określonych przypadkach, ale nie powinien być traktowany jako domyślna ścieżka dla spraw, które mają być obsługiwane przez adres do doręczeń elektronicznych.
Dla CUW oznacza to konieczność dopięcia nie tylko kwestii technicznej, ale też kancelaryjnej. Sam aktywny ADE nie wystarczy, jeśli pracownicy nie wiedzą, kto odbiera korespondencję, jak często sprawdzana jest skrzynka, jak dokument trafia do rejestru spraw i kto odpowiada za reakcję w terminie.
Minimum organizacyjne
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę ADE oraz zastępstw,
- włączenie e-Doręczeń do instrukcji kancelaryjnej i obiegu spraw,
- ustalenie sposobu rejestrowania wpływu korespondencji,
- przeszkolenie pracowników, którzy prowadzą sprawy jednostek obsługiwanych,
- kontrola, czy komunikaty z systemu nie trafiają poza bieżący nadzór.
Warto również sprawdzić, jak e-Doręczenia łączą się z dotychczasowym systemem EZD, wewnętrznym rejestrem spraw i procedurami archiwizacji. W centrum obsługującym kilka jednostek szczególnie ważne jest rozdzielenie odpowiedzialności: inna osoba może odebrać korespondencję, inna przypisać ją do sprawy, a jeszcze inna przygotować odpowiedź merytoryczną.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji: koniec okresu przejściowego dla e-Doręczeń.
Zdjęcie: Shixart1985 / Wikimedia Commons, CC BY 2.0.