Wdrażanie samorządowego Centrum Usług Wspólnych (CUW) często napotyka na opór załogi. W Olsztynie (woj. warmińsko-mazurskie) pomysł utworzenia CUW, który miał zająć się obsługą księgowo‑kadrową szkół i przedszkoli, spotkał się z protestami – internauci i radni alarmowali, że to redukcja etatów i obniżka pensji dla obecnych pracownikówolsztyn.com.pl. Jednak niejednokrotnie za ideą tworzenia CUW nie jest dążenie do redukcji etatów a wręcz przeciwnie problemy z obsadzeniem dotychczasowych etatów, wielu pracowników przechodzi na emeryturę a młodzi księgowi i specjaliści wolą pracę w sektorze prywatnym.

Obawy przed zmianą wynikają również z przyzwyczajenia się ludzi do określonych zasad: jak zauważa prezydent Lublina, ludzie przyzwyczajeni do dotychczasowych procedur boją się zmian, więc konieczne są długie rozmowy z kadrą i wyjaśnianie wątpliwości związanych z centralizacją usługserwisy.gazetaprawna.pl.

Kolejnym wyzwaniem jest reorganizacja procesów i procedur. W Skawinie (woj. małopolskie) od 2023 r. CUW przejął obsługę administracyjną, finansową i kadrową aż 25 gminnych placówek (szkół, przedszkoli, poradni)prawo.pl. Przejęcie to oznaczało m.in. łączenie dotychczas osobnych budżetów i księgowości oraz standaryzację systemów zamówień publicznych czy kadrowych. Podobnie w powiecie wołomińskim centrum CUW przejęło prowadzenie finansów powiatowego Centrum Opiekuńczo-Mieszkalnego, co wymagało ujednolicenia zasad rozliczeń między jednostkamisamorzad.gov.pl.

Nie do przecenienia są też problemy techniczne i informatyczne. Mimo rosnącego nacisku na cyfryzację, większość CUW wciąż pracuje tradycyjnie – jak zauważa portal Prawo.pl, tylko około 30% jednostek ma pełny elektroniczny obieg dokumentówprawo.pl. Z analiz PAP wynika, że głównymi barierami we wdrożeniu CUW są niedostateczne szkolenia personelu i brak zaangażowania pracownikówsamorzad.pap.pl. Skutki tych niedociągnięć widać w praktyce – np. w Katowicach nieuprawniony dostęp byłych pracowników do systemu obsługującego dane szkół doprowadził do poważnego naruszenia ochrony danych osobowychcyberdefence24.pl.

Kluczowa okazuje się więc komunikacja i budowanie zaufania. Jak przyznano w Lublinie, konieczne są długie dyskusje z nauczycielami i dyrektorami – „im dłużej trwa dyskusja, tym szybciej i lepiej daną sprawę się załatwia”serwisy.gazetaprawna.pl. Bez takiej strategii nawet najlepszy projekt CUW może utknąć na etapie planowania, nie zyskując akceptacji ani kadry, ani decydentów.

Źródła: informacje o trudnościach we wdrażaniu CUW zaczerpnięto z lokalnych mediów i raportów eksperckicholsztyn.com.plserwisy.gazetaprawna.plprawo.plsamorzad.gov.plprawo.plsamorzad.pap.plcyberdefence24.pl.