Rok 2026 to moment, w którym e-fakturowanie przez KSeF staje się standardem także w samorządach. Harmonogram jest dwustopniowy: od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmuje jednostki z bardzo wysoką sprzedażą w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. — pozostałych podatników, w tym JST i ich jednostki organizacyjne. Daty wynikają z komunikatów Ministerstwa Finansów i materiałów KSeF 2.0.
Po co ten czas przed startem
Idealnie byłoby potraktować najbliższe miesiące jako okres spokojnego „oswajania” nowych zasad: przejścia z papieru/PDF na obieg w KSeF, bez ryzyka wstrzymywania płatności i z czytelną odpowiedzialnością po stronie jednostek i CUW. Podręczniki KSeF 2.0 (w tym część dedykowana JST) wyjaśniają role i kroki na prostych przykładach — to dobry punkt odniesienia przy układaniu własnych procedur. Krajowy System e-Faktur+1
1) Upoważnienia i odpowiedzialność
Idealnie byłoby mieć jasno opisane: kto wystawia, kto odbiera, kto akceptuje, a także kto nadaje uprawnienia w imieniu JST i jednostek organizacyjnych. W realiach CUW, gdzie działa wiele NIP-ów, bardzo pomaga jedna, aktualna lista ról i zastępstw oraz prosta ścieżka ich przeglądu (np. raz w miesiącu). Wytyczne KSeF 2.0 dla JST dokładnie pokazują, jak wygląda model uprawnień i kiedy konieczne jest zgłoszenie osoby w ZAW-FA. Krajowy System e-Faktur
2) Programy i łączenie z KSeF
Dobrą praktyką jest upewnienie się u dostawców systemów FK/EZD, że używane wersje obsługują KSeF 2.0 (wystawianie i odbiór, oznaczenia, „pudełkowe” raporty). Warto zaplanować kilka krótkich przejść „od A do Z” — od wystawienia, przez akceptację merytoryczną/finansową, po powiązanie faktury ze sprawą lub umową. Materiały MF i serwis KSeF regularnie podają aktualny zakres funkcji (m.in. FA(3), zasady działania po 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.). Gov.pl+1
3) Obieg dokumentów i „higiena” danych
Dobrze byłoby doprecyzować miejsca akceptacji (merytoryczna/finansowa), sposób przypinania dokumentów do spraw/umów oraz minimalny zestaw kontroli przy odbiorze faktur (np. zgodność NIP, powiązanie z zamówieniem). Podręczniki KSeF 2.0 zwracają uwagę, że poprawność identyfikatorów ma bezpośredni wpływ na trafienie dokumentu do właściwego odbiorcy. Krajowy System e-Faktur
4) Plan na sytuacje wyjątkowe
Rozsądnie byłoby mieć prosty plan „co robimy, gdy nie działa”: krótką instrukcję na wypadek braku łączności lub błędów po stronie systemów (oznaczenie dokumentu do ponowienia, informacja do właściwej komórki, kontrola kompletności). Rekomendacje utrzymania ciągłości działania przewijają się w oficjalnych komunikatach o harmonogramie KSeF. Gov.pl
5) Ludzie i szkolenia
Najlepsze efekty dają krótkie spotkania dla konkretnych ról (wystawiający, odbierający, akceptujący). Pomocne są materiały KSeF 2.0 „krok po kroku” — można z nich zrobić praktyczne ściągi dla użytkowników, bez zagłębiania się w technikalia. Krajowy System e-Faktur
6) Wsparcie narzędziowe
Żeby odciążyć zespoły, warto rozejrzeć się za oprogramowaniem, które ułatwia integrację i porządek w obiegu: moduły do KSeF w systemach FK, konektory do EZD, proste pulpity do monitorowania skrzynek KSeF (nowe dokumenty, błędy, zaległe akceptacje), a także sprawne wyszukiwarki i raporty (np. według umowy, zadania, wydziału). Wielu dostawców udostępnia już funkcje zgodne z KSeF 2.0 — dobrym kryterium wyboru jest gotowość do pracy na schemie FA(3) i aktualnych zasadach „po 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r.”. Gov.pl+1
Terminy na widoku (dla tablicy w CUW)
- 1 lutego 2026 r. – start obowiązku dla największych podatników (wg sprzedaży w 2024 r.). Krajowy System e-Faktur
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy, w praktyce większość JST i jednostek organizacyjnych. Krajowy System e-Faktur
Dobrze przygotowane upoważnienia, przetestowane ścieżki „od A do Z” oraz wsparcie odpowiednim oprogramowaniem sprawią, że wejście w KSeF będzie po prostu kolejnym etapem pracy — bez niespodzianek i przestojów.