Jako centralne jednostki, świadczące różnorodne usługi wspólne dla samorządów (takie, jak na przykład obsługa finansowa, kadrowo-płacowa, zakupy czy obsługa informatyczna), Centra Usług Wspólnych (CUW) są dowodem na postępującą transformację cyfrową samorządów. Przyczyniają się one do usprawniania działania administracji publicznej na poziomie lokalnym. Oto, jak CUW wspomagają transformację cyfrową samorządów oraz jakie korzyści wynikają z ich działalności.
Efektywność i redukcja kosztów
Wprowadzenie CUW umożliwia konsolidację procesów administracyjnych, co przekłada się na znaczne oszczędności. Dzięki standaryzacji i automatyzacji wielu codziennych zadań administracyjnych, czy księgowych, samorządy mogą ograniczyć liczbę pracowników i zasoby potrzebne do prowadzenia swoich operacji.
Weźmy jako przykład obieg dokumentów kosztowych i zakupowych.
CUW, dzięki wprowadzaniu systemów automatyzujących obieg faktur, znacznie skraca czas ich procesowania – od wprowadzenia, przez proces akceptacji aż do zaksięgowania i płatności.
Dostępność ekspertów
CUW często zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin, co pozwala na dostęp do wysokiej jakości usług, które samorządom trudno byłoby zapewnić na rękę. To szczególnie istotne zwłaszcza w przypadku dziedzin wymagających specjalistycznej wiedzy, takich jak rachunkowość, prawo czy technologia.
Skalowalność
Centra Usług Wspólnych mogą łatwo dostosowywać swoją działalność do zmieniających się potrzeb samorządów, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie zasobami i szybszą reakcję na nowe wyzwania.
Cyfrowa transformacja
CUW często prowadzą zaawansowane projekty z zakresu cyfrowej transformacji. Dzięki ich wsparciu, samorządy mogą wdrażać nowoczesne rozwiązania, takie jak elektroniczne platformy do obsługi dokumentów kosztowych i zakupowych (co znacznie przyspiesza czas księgowania faktur od wprowadzenia, przez proces akceptacji aż do zaksięgowania i płatności).
Standaryzacja i spójność danych
Centra Usług Wspólnych, dzięki wprowadzaniu standaryzacji procesów, pracują na lepszej jakości i spójnych danych. To nie tylko ułatwia analizę i raportowanie, ale też przekłada się na lepsze podejmowanie decyzji na poziomie samorządów.
Przywołując powyższy przykład – dzięki wprowadzeniu systemów automatyzujących procesy (np. proces obieg dokumentów kosztowych i zakupowych), CUW jest w stanie wygenerować szczegółowe raporty na temat kosztów i dokonać analiz na ich podstawie.
Wzrost jakości usług
Dzięki CUW samorządy mogą skoncentrować się na dostarczaniu lepszych usług publicznych, ponieważ część rutynowych obowiązków administracyjnych jest przekazywana do centralnych jednostek. To z kolei pozwala pracownikom samorządów skupić się na poprawianiu jakości życia mieszkańców i rozwoju lokalnych usług.
Podsumowując, Centra Usług Wspólnych odgrywają istotną rolę w transformacji cyfrowej samorządów, przyspieszając procesy administracyjne, usprawniając zarządzanie zasobami oraz umożliwiając dostęp do ekspertów. Dzięki zlecaniu czasochłonnych procesów do CUW, samorządy mogą skupić się na wprowadzaniu projektów i inicjatyw, które poprawiają jakość życia i zadowolenie mieszkańców. To z kolei kluczowy krok w kierunku bardziej efektywnej i nowoczesnej administracji publicznej.