W świetle strategii rozwoju jednostek samorządu terytorialnego (JST) do roku 2030, a także w kontekście szerszych krajowych i europejskich ram strategicznych, takich jak np. „Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju” czy kolejne perspektywy unijne, cyfryzacja Centrów Usług Wspólnych (CUW) staje się jednym z fundamentalnych filarów modernizacji administracji publicznej. Nie chodzi tu jedynie o usprawnienie wewnętrznych procesów, ale o budowę nowoczesnego, e-dostępnego i efektywnego państwa na poziomie lokalnym. Artykuł, o którym mowa, słusznie analizuje, jak samorządy aktywnie wykorzystują dostępne fundusze unijne – na przykład z programów operacyjnych dedykowanych rozwojowi cyfrowemu (jak Program Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy – FERC) czy regionalnych programów operacyjnych – do wdrażania zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Należą do nich przede wszystkim systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), zintegrowane systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) oraz upowszechnianie kwalifikowanych e-podpisów w codziennej pracy CUW. Przykłady z Gdańska i Rzeszowa, gdzie takie wdrożenia znacząco przyspieszyły obsługę spraw i zwiększyły transparentność podejmowanych działań, są ilustracją tego trendu. [Informacje o projektach cyfryzacyjnych często można znaleźć na stronach internetowych urzędów miast, np. w sekcjach poświęconych funduszom UE lub projektom rozwojowym, np. gdansk.pl czy erzeszow.pl].
Implementacja systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) w CUW rewolucjonizuje sposób zarządzania korespondencją i dokumentacją wewnętrzną. Zamiast papierowych wersji, dokumenty krążą w formie cyfrowej, co skraca czas ich przetwarzania, eliminuje ryzyko zagubienia i ułatwia archiwizację oraz wyszukiwanie. Systemy EOD zapewniają również pełną ścieżkę audytu, co zwiększa kontrolę nad procesami. Równie istotne jest wdrażanie systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning), które integrują różne obszary działalności CUW – od finansów i księgowości, przez kadry i płace, po zarządzanie majątkiem czy zamówienia publiczne – w ramach jednej, spójnej platformy. Dzięki temu dane są wprowadzane jednorazowo, co minimalizuje ryzyko błędów, a kadra zarządzająca uzyskuje dostęp do kompleksowych raportów i analiz w czasie rzeczywistym, wspierając podejmowanie świadomych decyzji. Uzupełnieniem tych systemów jest szerokie stosowanie e-podpisu, który zapewnia prawną moc dokumentom elektronicznym, umożliwiając całkowitą rezygnację z papieru w wielu procesach i zdalną obsługę spraw. [Więcej o korzyściach z EOD i ERP w administracji można przeczytać w publikacjach branżowych poświęconych IT w sektorze publicznym lub na stronach dostawców tych rozwiązań].
Wykorzystanie funduszy unijnych na cyfryzację CUW to nie tylko inwestycja w technologię, ale również w kapitał ludzki i zmianę kultury organizacyjnej. Projekty te często obejmują szkolenia dla pracowników, mające na celu podniesienie ich kompetencji cyfrowych i przygotowanie do pracy z nowymi narzędziami. W miastach takich jak Gdańsk czy Rzeszów, które są często liderami we wdrażaniu innowacji, projekty cyfryzacyjne w CUW mogły obejmować stworzenie zintegrowanych platform usługowych, portali dla jednostek obsługiwanych, czy wdrożenie narzędzi do automatyzacji rutynowych zadań. Efektem jest nie tylko przyspieszenie obsługi i większa transparentność, ale także poprawa jakości świadczonych usług, redukcja kosztów operacyjnych (np. poprzez mniejsze zużycie papieru i materiałów biurowych) oraz zwiększenie satysfakcji zarówno pracowników CUW, jak i jednostek przez nie obsługiwanych. [Szczegółowe opisy zrealizowanych projektów unijnych, w tym ich celów i rezultatów, publikowane są często na mapach dotacji UE lub stronach instytucji zarządzających danymi programami].
Patrząc w przyszłość, cyfryzacja CUW będzie ewoluować w kierunku jeszcze większej integracji systemów, wykorzystania analizy dużych zbiorów danych (Big Data) do optymalizacji procesów i prognozowania potrzeb, a także wdrażania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji (AI) do automatyzacji bardziej złożonych zadań. Wyzwaniem pozostanie zapewnienie cyberbezpieczeństwa tych systemów, interoperacyjności między różnymi platformami używanymi w administracji publicznej oraz ciągłe podnoszenie kompetencji cyfrowych kadr. Strategiczne podejście do cyfryzacji, wsparte odpowiednim finansowaniem i zaangażowaniem władz samorządowych, jest jednak kluczowe dla budowy nowoczesnej, sprawnej i przyjaznej obywatelom administracji, w której Centra Usług Wspólnych odgrywają rolę centrów kompetencyjnych i technologicznych.