Elektroniczny Obieg Faktur (EOF) to system, który umożliwia elektroniczne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur. Wprowadzenie faktur elektronicznych w EOF przynosi wiele korzyści, zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów administracji publicznej. Jednak, aby korzystać z EOF konieczne jest spełnienie pewnych wymagań technicznych. Poniżej przedstawiamy główne zasady i standardy, których należy przestrzegać.
Certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Przedsiębiorcy, którzy chcą korzystać z EOF, muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest to rodzaj certyfikatu, który potwierdza tożsamość i wiarygodność osoby lub firmy wystawiającej faktury. Certyfikat taki musi być wydany przez jednostki certyfikujące, które są autoryzowane przez Narodowy Organ ds. Certyfikacji.
Format XML
Faktury elektroniczne w EOF muszą być przygotowane w formacie XML (eXtensible Markup Language). Jest to uniwersalny format danych, który pozwala na strukturalne przechowywanie informacji o fakturze. Każdy element faktury (np. dane kontrahenta, wartość faktury) musi być odpowiednio opisany w dokumencie XML.
Struktura dokumentu XML
Dokument XML musi być zgodny z określoną strukturą, która jest ustalona przez Ministerstwo Finansów. Struktura ta określa, jakie informacje muszą być zawarte w fakturze elektronicznej, jakie pola są obowiązkowe, a jakie opcjonalne.
Unikalny numer faktury
Każda faktura elektroniczna musi zawierać unikalny numer identyfikacyjny. Numer ten powinien być przypisany do każdej faktury w sposób, który uniemożliwia powtórzenie go w innym dokumencie. Dzięki temu można jednoznacznie identyfikować każdą fakturę.
Przechowywanie danych
Faktury elektroniczne w EOF muszą być przechowywane przez określony czas. Odpowiednie przepisy określają, że dokumenty te muszą być dostępne i czytelne przez cały okres ich przechowywania oraz zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
Przesyłanie faktur
Faktury elektroniczne można przesyłać za pomocą bezpiecznych kanałów komunikacyjnych, takich jak protokół SFTP (Secure File Transfer Protocol) lub w bezpiecznej wiadomości e-mail. Ważne jest, aby zapewnić poufność i integralność danych podczas przesyłania.
Formaty plików załączników
Jeśli faktura elektroniczna zawiera załączniki, takie jak skany umów czy dokumentów, to również muszą być one przesłane w formatach elektronicznych, takich jak PDF lub inne akceptowalne formaty, które umożliwiają odczytanie zawartości.
Zgodność z obowiązującymi przepisami
Ostatecznie, faktury elektroniczne w EOF muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi i regulacjami dotyczącymi e-faktur. Dlatego przedsiębiorcy muszą stale monitorować zmiany w prawie podatkowym i dostosowywać się do nowych wymogów.
Wprowadzenie faktur elektronicznych w systemie EOF jest korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów administracji publicznej. Jednak, aby korzystać z tych korzyści, należy przestrzegać określonych wymagań technicznych i zawsze być na bieżąco z przepisami oraz standardami, które dotyczą e-faktur. Dzięki temu można uniknąć problemów związanych z zgodnością i zapewnić płynny obieg dokumentów finansowych.